Podstawy łańcucha dostaw

Czym jest łańcuch dostaw

Łańcuch dostaw jest systemem powiązanych procesów, uczestników i przepływów, których wspólnym celem jest zapewnienie dostępności produktu lub materiału we właściwym miejscu, czasie i ilości, przy uzasadnionym poziomie kosztów.

Nie ogranicza się do transportu. Obejmuje zakup surowców, planowanie zapotrzebowania, produkcję, magazynowanie, kompletację, transport, dostawę do klienta, obsługę zwrotów oraz przepływ informacji i dokumentów. Transport jest jednym z elementów tego układu, ale nie działa prawidłowo bez przygotowania pozostałych etapów.

Dobrze zaprojektowany łańcuch dostaw powinien zapewniać dostępność towaru, przewidywalność realizacji i kontrolę całkowitego kosztu procesu.

• dostawca → zakup → produkcja lub kompletacja → magazyn → transport → odbiorca → zwroty lub zagospodarowanie odpadu

W bardziej rozbudowanych modelach uczestniczą także operatorzy logistyczni, firmy spedycyjne, terminale przeładunkowe, centra dystrybucyjne, podwykonawcy transportowi, systemy informatyczne i podmioty obsługujące zwroty. Opóźnienie dostawcy, brak miejsca w magazynie, niepełne dane o ładunku lub błędna awizacja mogą zaburzyć kolejne etapy procesu. Dlatego nie należy oceniać pojedynczego odcinka w oderwaniu od całości.

Trzy podstawowe przepływy

Łańcuch dostaw opiera się na trzech równoległych przepływach: fizycznym, informacyjnym i finansowym.

Transport jako element systemu

Transport jest jednym z najbardziej widocznych elementów łańcucha dostaw, ale jego wynik zależy od decyzji podjętych wcześniej. Przewoźnik nie zrealizuje dostawy prawidłowo, gdy towar nie został przygotowany, dokumenty są błędne, masa ładunku nie jest znana albo odbiorca nie zapewnił możliwości rozładunku.

Przy wyborze sposobu transportu należy sprawdzić dane o ładunku i miejscu dostawy, a nie ograniczać się do dostępności konkretnego samochodu.

• masa i objętość ładunku
• liczba palet lub jednostek transportowych
• możliwość piętrowania
• wartość i podatność towaru na uszkodzenie
• wymagany termin dostawy
• warunki rozładunku u odbiorcy
• potrzeba użycia windy, HDS, wózka paletowego lub systemu rolkowego typu Joloda
• wymagania temperaturowe i ADR
• możliwość konsolidacji z innymi dostawami

Dla dużych partii uzasadniony może być transport całopojazdowy. Dla mniejszych ilości korzystniejszy może być przewóz częściowy lub drobnicowy. Wybór powinien wynikać z analizy całego procesu.

Koszt transportu a całkowity koszt łańcucha dostaw

Koszt transportu można oceniać na dwóch poziomach. Pierwszy to koszt samego przewozu: stawka frachtowa przy usługach zewnętrznych albo koszt użytkowania pojazdu przy flocie własnej.

Do kosztów floty własnej należą między innymi paliwo, opłaty drogowe, wynagrodzenie kierowcy, amortyzacja pojazdu, serwis i naprawy, ubezpieczenia oraz koszt kapitału zaangażowanego w zakup i utrzymanie pojazdu. Część tych kosztów występuje również wtedy, gdy samochód czeka na załadunek, stoi pod magazynem, oczekuje na rozładunek albo wraca bez ładunku.

Drugi poziom to całkowity koszt realizacji dostawy. Sama cena frachtu albo koszt kilometra nie pokazują pełnego obrazu.

• koszt załadunku, rozładunku, przeładunku i przygotowania towaru do wydania
• koszt postoju pojazdu przy oczekiwaniu na rampę
• koszt magazynowania i utrzymywania zapasu
• koszt uszkodzeń i reklamacji
• koszt opóźnień, utraty okna czasowego i dodatkowej pracy po stronie magazynu lub odbiorcy
• koszt administracji, awizacji, dokumentacji, monitoringu i rozliczenia
• koszt zwrotów i pustych przebiegów

Najtańszy przewoźnik nie zawsze jest rozwiązaniem najkorzystniejszym. Wyższa stawka może obniżać całkowity koszt procesu, gdy oznacza większą terminowość, mniej szkód, lepszą komunikację i mniejsze ryzyko zakłóceń.

Planowanie zapasów i dostaw

Zapasy chronią przedsiębiorstwo przed opóźnieniami dostaw, wahaniami popytu, awariami, problemami produkcyjnymi i błędami prognoz. Jednocześnie wymagają powierzchni, obsługi, kontroli, zabezpieczenia i finansowania. Istnieje też ryzyko uszkodzenia, przeterminowania, utraty wartości albo ograniczonej możliwości sprzedaży.

Celem planowania nie jest utrzymywanie maksymalnej ilości towaru. Chodzi o zapewnienie dostępności przy racjonalnym poziomie kosztów.

zapas minimalny

najniższy poziom zapasu potrzebny do utrzymania ciągłości działania do kolejnej dostawy

zapas bezpieczeństwa

dodatkowa ilość towaru na wypadek opóźnienia, wzrostu popytu albo błędu prognozy

punkt ponownego zamówienia

poziom zapasu, przy którym trzeba uruchomić kolejne zamówienie, aby towar dotarł przed wyczerpaniem stanu

wielkość dostawy

ilość towaru dostarczana jednorazowo; większa partia może obniżyć koszt transportu na jednostkę, ale zwykle podnosi koszt magazynowania

częstotliwość dostaw

liczba dostaw w określonym czasie; częstsze dostawy mogą ograniczać zapas, ale zwiększają liczbę przewozów, załadunków, rozładunków i czynności administracyjnych

czas realizacji zamówienia

okres od złożenia zamówienia do chwili, gdy towar jest dostępny w magazynie; obejmuje przygotowanie, produkcję, transport, rozładunek i przyjęcie towaru

Duże i rzadkie dostawy mogą obniżać jednostkowy koszt transportu, lecz zwykle zwiększają koszt magazynowania oraz wartość kapitału zamrożonego w zapasie. Małe i częste dostawy ograniczają zapas, ale zwiększają liczbę przewozów, załadunków, rozładunków i czynności administracyjnych. Właściwy model powinien wynikać z analizy popytu, rotacji, dostępnej powierzchni magazynowej, możliwości transportowych i kosztu obsługi procesu.

Rola magazynu

Magazyn łączy dostawy, produkcję, kompletację, dystrybucję i zwroty. Nie pełni wyłącznie funkcji przechowywania towaru — ma bezpośredni wpływ na płynność całego łańcucha dostaw.

Nieprawidłowo przygotowana paleta, brak etykiety, niezgodna liczba sztuk, brak dokumentów albo brak gotowości towaru na czas powodują przestoje pojazdów i dodatkowe koszty.

• kontrolę przyjęć
• identyfikowalność towaru
• właściwe rozmieszczenie zapasu
• sprawną kompletację zamówień
• przygotowanie dokumentów
• awizację załadunków i rozładunków
• kontrolę jakości
• obsługę zwrotów
• bieżącą informację o stanach magazynowych

W przedsiębiorstwach o większej skali znaczenie mają systemy WMS, które wspierają zarządzanie lokalizacjami, rotacją towaru, kompletacją i kontrolą stanów.

Ryzyko i ciągłość działania

Łańcuch dostaw jest narażony na zakłócenia wynikające między innymi z opóźnień dostawców, awarii pojazdu, błędów magazynowych, braku kierowców, pogody, zmian przepisów, kontroli drogowych, problemów produkcyjnych lub niewypłacalności kontrahenta.

Ryzyka nie da się całkowicie wyeliminować, ale można ograniczać jego skutki przez przygotowanie alternatyw i wcześniejszą kontrolę danych.

• współpraca z więcej niż jednym dostawcą lub przewoźnikiem
• zapas bezpieczeństwa dla kluczowych materiałów
• alternatywne trasy i środki transportu
• stałe harmonogramy dostaw
• monitoring realizacji transportu
• kontrola dokumentów i danych przed załadunkiem
• ocena jakości usług przewozowych
• procedury na wypadek opóźnienia albo braku dostępności towaru

Największym błędem jest reagowanie dopiero po wystąpieniu problemu. Zarządzanie łańcuchem dostaw wymaga rozpoznawania ryzyk wcześniej i przygotowywania rozwiązań ograniczających ich skutki.

Wskaźniki oceny efektywności

Łańcuch dostaw powinien być mierzony. Bez danych trudno ustalić, czy firma rzeczywiście poprawia proces, czy jedynie przenosi koszty z jednego działu do drugiego.

• terminowość dostaw
• poziom realizacji zamówień
• liczba reklamacji
• koszt transportu na paletę, tonę lub zamówienie
• koszt magazynowania
• poziom i rotacja zapasów
• liczba pustych przebiegów
• wykorzystanie przestrzeni ładunkowej pojazdu
• średni czas realizacji zamówienia
• liczba błędów kompletacyjnych
• liczba opóźnień na załadunku i rozładunku

Wskaźniki należy analizować łącznie. Wysoka terminowość dostaw nie zawsze oznacza wysoką efektywność, gdy została osiągnięta dzięki nadmiernemu zapasowi albo kosztownym przewozom ekspresowym.

Podsumowanie

Łańcuch dostaw jest całościowym systemem obejmującym zakupy, magazynowanie, transport, informację, finansowanie i obsługę klienta. Jego sprawność nie zależy od jednej decyzji, ale od zgodności wszystkich etapów.

Ocena transportu powinna obejmować nie tylko koszt przewozu, lecz także koszt magazynowania, postoju, opóźnień, reklamacji, administracji, zwrotów i utrzymywania zapasu. Dopiero takie spojrzenie pozwala ocenić rzeczywistą efektywność danego rozwiązania logistycznego.